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【必看】档案常见问题来啦!对办理上海居住证积分、落户很重要,请认真对待!
发布时间:2020/12/14

你知道自己的人事档案里有什么内容和作用吗?

你知道自己的人事档案在哪里吗?

档案不在上海,如何调档到上海?

进修了新学历,跳槽到新单位,

通过职(执)业资格考试或评审

人生有了新变化,如何在人事档案里体现?

哪些材料必须要归档?怎么归档呢?

 

请看下文详细介绍

一、人事档案究竟包含什么内容?有些什么作用?

流动人员人事档案是个人信息的储存库,记录着教育经历、工作经历、工作表现和政治思想等内容。人事档案在提供社会事务证明(公证、工龄、职称评审等)、入职入学政审、公检法调查取证等方面应用颇多。

对于要办积分、落户的朋友来说,上海要求人事档案应从高中阶段开始,一直填写到现单位。必要的材料包括从高中起(高中毕业生登记表必须有),大学,报到证(上 海非必须),以及每家工作经历(有的可能已经入档,没有的会要求补退工单, 离职证明),职称材料(若有,可以补)。详细如下:

正常档案是从小学入学就开始有了,上海落户对档案的要求是高中开始档案材料齐全,档案遗失也是从高中开始补。

1、高中阶段:高中毕业生登记表【必须】、学生(学员、学籍)登记表【必须】、学业水平考试(会考)成绩卡、高考志愿表、高考政审表(诚信诚诺书)、奖励/惩罚(优秀毕业生才)。可能含有入团(入党)申请书、入团(入党)志愿书。

提示:上海要求必须有的是《高中毕业生登记表》和学生(学员、学籍)登记表,补档也是补这2个。

2、大学本(专)科阶段:高校毕业生登记表【必须】、高校学生成绩单(无单独成绩单,成绩应在其他材料中体现)【必须】、授予学士学位决定(通知)(无单独授予学士学位的材料,应在其他材料中体现;若无任何记载,应有加盖学校公章的学位证书复印件)【学士学位必须】、三方就业协议、派遣证(报到证)。可能含有入党申请书、入党志愿书、党员登记表。居转户要求必须有的是、《高校毕业生登记表》和高校学生成绩单。其他非必须。

提示:(1)上海要求必须有的是《高校毕业生登记表》和《高校学生成绩单》,有学士学位还必须有《授予学士学位决定(通知)》,补档也是补这3个。

(2)成人高等教育(电大(开放大学)、成教)、网络教育专升本以及高等教育自学考试独立本科阶段的学历,档案内还应有大学专科学历材料。

3、工作阶段:各工作单位离职证明/上海为退工单/解除劳动关系证明【必须】、转正定级表,可能含有评定专业技术职务申报表(评审职称)、资格考试合格人员登记表(职业资格考试)、事业单位其他考核表。

提示:(1)上海要求必须有:外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》以及上海工作期间的全部《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》;

(2)以职称和国家职业资格证书(技师)申报的还必须有《评定专业技术职务申报表》(评审职称)或《资格考试合格人员登记表》(职业资格考试);

(3)特别注意:外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》 上面反映的离职日期不能早于在上海首次办理社保(招工)的日期。

4、其他情况必要材料:

(1)硕士研究生学历:报考硕士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、硕士研究生登记表【必须】、授予硕士学位决定(通知)【必须】。

提示:参加硕士研究生单独考试的,还应该有专家推荐表。

(2)博士研究生学历:专家推荐书【必须】、报考博士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、博士研究生登记表【必须】、授予学士学位决定(通知)【必须】、授予博士学位决定(通知)【必须】。

(3)国外(含港澳台、国外合作办学):教育部留学服务中心出具的学历学位认证书原件(盖红章的归档,盖钢印的本人持有无需归档)【必须】、学历学位证书复印件和中文翻译件原件(加盖现单位公章)【必须】、成绩单复印件(加盖现单位公章)【必须】、学历学位证书的中文翻译件原件(必须经过正规翻译机构(公司)翻译)【必须】、成绩单的中文翻译件原件(必须经过正规翻译机构(公司)翻译)【必须】。

提示:学历学位材料一般由学校机要转递,特殊情况下自带的,应密封后加盖学校公章,并提供教育部学信网《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》。

二、怎么查询人事档案存放地?

①户籍所在地公共就业和人才服务机构

②全日制毕业院校

③上海人才网www.shrc.com.cn-人事档案管理服务—档案信息查询(适用居住证积分申请时,已办理调档手续人员)

④原工作单位(适用国有企事业单位和机关离职人员)

档案一般会在以上的一个地方。不知道的档案在哪里的,建议从大学,或者研究生毕业的学校开始查起。若档案还在自己手里,请及时到户籍地人才建立档案,以备需要时调档到上海,上海不接受个人持有的档案。

三、积分、落户,档案不在上海,如何调档到上海?

应由人才中心出具“调档函”,本人凭调档函,或委托他人至户籍地人才中心, 通过“机要”方式邮寄至上海。不能自带档案,或者通过快递方式邮寄。 流程如下:

1、办积分、居转户申请时,公司出面到人才中心开具调档函 (备注:办积分,上海一些区是核档,不调档) 提示:调档函是2联,都要送到原档案保管地

2、自己带着身份证原件和复印件将调档函送到原档案保管地,可以找人代交,一般提供身份证复印件即可,交过之后会给你一个《档案转出通知单》

3、原档案保管地会将档案通过机要方式寄到上海,一般需要5-10天

提示:档案不能个人寄送,也不能通过普通快递寄送,只能是机要方式(机要方式是邮局寄送文件的一种方式)

4、上海区人才收到档案会检查档案材料是否完整,需要补的会通知你

提示:(1)档案不在上海和户籍地的应先将档案调回户籍地,再从上海人才中心开具调档函。

(2)如果在2015年全国取消档案保管费之前有欠缴的情况,建议送调档函(或调令)时核实下并补缴。

四、人事档案信息发生了变化怎么办?

找到了人事档案,它是一成不变的吗?

进修了新学历,跳槽到新单位,通过职(执)业资格考试或评审

人生有了新变化,人事档案里也应该有对应的体现呢。

近些年我们经常会遇到哪些材料必须要归档?怎么归档呢?

1.学历学位材料

(1)国内

①一般情况:学校通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递。

②特殊情况:学校将密封材料(加盖学校公章)交由个人自带,另提供教育部学信网(www.chsi.com.cn)《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》。

③特别注明:仅学位材料归档,由学校直接通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递。

归档要求:使用EMS方式转递的,应使用专用封套(见图例)并加盖学校骑缝章,封套上注明为归档材料。

(2)国(境)外

个人自带学历学位认证书原件(教育部留学服务中心出具并加盖红章)、学历学位证书和成绩单复印件(加盖现工作单位公章)及对应中文翻译件原件(正规翻译机构出具)。

2.职称材料

(1)通过考试(全国/本市)个人自带《资格考试合格人员登记表》和《介绍信》(工作单位出具)。

(2)通过评审(本市)个人自带《评定申报表》和《介绍信》(工作单位出具)。

(3)特别注明:外省市考评通过的职称评审材料,由职称评审机构通过机要方式转递。

3.(正式)党员材料

(1)由党组织直接通过机要方式转递。

(2)党组织派专人携带《介绍信》、经办人有效证件,将密封材料(党委、总支加盖骑缝章)归档。

(3)特别注明:预备党员材料应在转正后归档。

4.工作材料

(1)机关事业单位、国有企业形成材料(任免审批表、同意批复、聘用(劳动)合同、解聘证明、退工证明等),由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。

(2)非国有企业等单位形成材料(劳动合同、退工证明、离职证明等)

①一般情况:由单位派专人携带《介绍信》、经办人有效证件归档。

②特殊情况:个人自带,另提供退工备案记录、社保缴纳清单或个税清单等旁证材料(显示工作单位信息)。

五、离职、退工证明材料包括哪些?

(1)最常见的是《离职证明》,这个一般就是A4纸打印,注明离职人(注明身份证)、公司和具体入职离职时间即可;

(2)最正规的是开具《外来从业人员退工备案登记表》(退工单),这个一般是一式三份;

(3)特殊情况(非主动离职:合同到期不续签和辞退),出具解除劳动关系证明材料。

提示:(1)离职、退工证明材料很可能会被下家单位收走,但无论如何要确保人事档案里面要有一份。

(2)政府和事业单位(劳务派遣关系的除外)离职,需要提供本单位或上级主管部门的离职批复(离职批复单位应当与入职批复单位一致)。

六、档案遗失怎么办?

上海积分、落户要求必须有档案,且档案应从高中阶段开始完整,因此档案应从高中阶段补齐,具体材料参考上面十三条。

(1)在校期间的档案去所在学校按照要求补齐,若学校不在了,咨询上级主管教育部门;

(2)工作阶段期间的提供各个单位的离职、退工证明。

档案注意事项:

1、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》反应的工作时间不能重叠,尤其是外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反映的离职日期不能晚于在上海首次办理社保(招工)的日期;

2、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反应的工作经历应该与社保缴纳月份对应,最好不要以实际工作经历为准,因为不排除个别公司不给你缴纳社保或晚缴多缴社保;

3、档案材料要求是从高中阶段填写,一直填写到现在单位,外地工作期间大多数区只要最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》(居转户要所有的工作经历证明);

4、职称评选(聘用)后,应及时将职称评选(聘用)后需将职称评选(聘用)材料(专业技术职务任职资格评审表)入档。

 

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